El mundo corporativo en el que vivimos está dominado por la Powerpointmanía.

Esta herramienta de Microsoft ha llenado todo el espacio en las reuniones. Hasta el punto de que la gente ya no dialoga, ya no discute: se lanzan bullet lists unos a otros.

Hemos convertido las reuniones en una sucesión de slides en las que el pensamiento, las ideas, la frescura y el intercambio de pareceres han quedado como quedan las croquetas cuando se recalientan en el microondas; tiene razón el que escoge las fotos de catálogo menos manidas; o la que redacta tanto sus bullets que consigue que algunos se acerquen a la pantalla para leer. No digo nada si alguien se viene arriba e inserta un meme… ¡eso ya es de crack!

Cuando alguien empieza una reunión con una lista de bullets, es…

• Para anunciar los temas de los que va a hablar.
• Luego, presentará la metodología seguida en su proceso de trabajo con un cuadro -que solo él entiende- bien surtido de flechas.
• Incluirá, por supuesto, gráficos que hagan parecer que todo va fenomenal.
• Al final, se despedirá con un buen GRACIAS en mayúscula.

¿Y cómo de efectiva esta forma de comunicar?

El ponente mira a la pantalla de la pared, los demás miran cada uno a la suya y teclean cosas como si estuvieran tomando notas. Al final, inexorablemente, alguien dice: nos mandarás la presentación por mail, ¿verdad? 

Así, reunión tras reunión, slide tras slide, bullet tras bullet, el pensamiento original se escapa por debajo de la puerta de nuestras salas de reuniones; la construcción de algo nuevo, colaborativo, que ilusione, que implique, no puede darse. Y el tiempo, ese recurso que tanto decimos valorar en las empresas, se consume sin dar fruto. 

Cuando el Powerpoint toma el control de la sala

No soy enemigo de las herramientas para presentar. Bien usadas, el Powerpoint -y su pariente pijo, el Keynote de Mac- condensan información, permiten visualizar procesos de una forma fácil de recordar, y pueden dar color a una charla densa.

El problema es que el Powerpoint ha logrado hackear la reflexión y el intercambio de ideas en las organizaciones. ¿Cómo?

• Primero, por el tiempo de preparación que dedicamos a las presentaciones. La forma se ha hecho más relevante que el fondo de lo que se va a discutir. En consecuencia, tendemos a medir la calidad de nuestras aportaciones por el número de slides del archivo ppt
• Las presentaciones deberían ser el resultado de una reflexión, y su propósito, ilustrar las conclusiones a las que se ha llegado. Lo suyo sería, por tanto, dedicar tiempo a pensar, investigar y responder a las preguntas que se hará nuestra audiencia. Y sólo al final, plasmar lo fundamental en una presentación. Pero lo hacemos al revés: empezamos elaborando un Powerpoint que, de forma inconsciente, limita la profundidad de nuestro pensamiento y lo encorseta en un guión estándar que probablemente no se ajusta a la forma de pensar de quien nos escucha.
• Al interponer una pantalla entre quien habla y quienes escuchan, nuestras reuniones se han hecho menos espontáneas, menos conversacionales, menos humanas.
• El formato-presentación condiciona, por último, la posición que adopta quien nos escucha. En cuanto alguien conecta un proyector, los demás se acomodan en sus sillas y adoptan una actitud pasiva. En lugar de movilizar su interés por lo que va a pasar en la reunión, musitan en sus adentros algo así como vale, ahora suéltanos tu bloque.

¿Cómo escapar de la Powerpointmanía?

¿Cómo podemos dar mayor profundidad a nuestra reflexión, compartir nuestro trabajo de una forma más fresca y generar un clima de colaboración real?

Antes de poner nada por escrito en una presentación, o de hacer siquiera un guión para la reunión o charla que tengas que dar, hazte preguntas, muchas preguntas. Tu éxito va a depender de lo aguda que seas al plantearte esos interrogantes previos.

Preguntas como estas:

• ¿Por qué se convoca la reunión? ¿cuál es el objetivo final? Es distinto informar que buscar la colaboración de un equipo. Es distinto informar a un consejo de administración que informar a toda la empresa de una decisión que se ha tomado. Es distinto exponer una idea para venderla que exponer una idea internamente para coordinarse con otras partes de la organización. En función del objetivo varía la cantidad de información que se presenta, el estilo con el que se hace y el nivel de acabado con el que se cuentan las cosas.
• ¿Quiénes me van a escuchar? ¿qué actitud van a adoptar en la reunión? ¿qué preguntas se hacen estas personas sobre el tema que vamos a discutir? ¿qué saben? ¿qué desconocen? ¿qué necesitan saber? Si estoy reportando datos, procuraré ser sintético y analítico y hacerme una lista de preguntas elaboradas desde el punto de vista de quien me escucha (para esto viene bien hacer role playing con otra persona antes de la reunión). Si estoy vendiendo una idea, procuraré mostrarles en detalle el proceso intelectual y creativo en el que se apoya esa idea, para que me acompañen en la ruta que he seguido. Además me aseguraré de tangibilizar la idea con uno o varios prototipos, para permitirles visualizarla. Y remataré mi sesión con argumentos que aporten seguridad en la decisión que deseo que tomen (argumentos pensados desde sus inquietudes, no desde las nuestras).
• ¿Qué quiero lograr con mi presentación? El error que todos cometemos es el de pensar que el objetivo principal es que quienes nos van a escuchar nos acaben aplaudiendo. Por eso, cuando planees tu próxima reunión, grábate en la mente un meme de la mafia siciliana: “no es nada personal, son sólo negocios”. No, el objetivo no es lucirte tú (quizá sea esa la razón por la que sientes tanta ansiedad antes de la presentaciones). El objetivo es informar bien, facilitando que se entienda lo que decimos y presentando una primera reflexión para recibir feedback. O será lograr que un grupo de personas que van a tomar una decisión se sientan protagonistas -ellos, no tú- de la decisión tomada. O puede ser que quienes nos escuchen salgan entusiasmados, ilusionados. ¡No con nosotros, sino con el mensaje! El objetivo es, no lo olvides RESPONDER PREGUNTAS: las que tú te haces y las que ellos se hacen. 

Eso sí, nunca olvides dar las gracias al final de tu Powerpoint 🙂

Postdata: Cuando he terminado este post encontré esta cita de Steve Jobs. Me animó 🙂