Ayer ví este vídeo en el que el responsable de Espacios de la empresa de software Snowflake nos cuenta cómo han rediseñado sus oficinas

El descubrimiento de este vídeo coincide con una etapa en la que todos estamos pensando sobre este asunto y aportando distintos puntos de vista. En mi caso, en unos días tendré una conversación con el consejo de una gran operadora inmobiliaria, y trato de absorber todo tipo de estudios, datos y opiniones sobre la cuestión para poder ayudarles.

A la luz de estos inputs, estas son algunas de las claves fundamentales que percibo sobre el asunto de la oficina post-covid:

• Hay un consenso general a corto y medio plazo sobre la necesidad de convertir las oficinas en hubs culturales a los que los empleados acuden para hacer networking, coordinar actividades y pensar juntos de modo presencial. Esta función conlleva -como se ve en el vídeo de Snowflake- la necesidad de reconvertir lo que antes eran «praderas» de mesas y ordenadores en espacios para la colaboración y el encuentro.
• También hay consenso a medio y corto plazo sobre la flexibilización del uso de los puestos individuales de trabajo. La idea de una persona, una mesa, es historia. En su lugar parecen prepararse diseños en los cuales cada persona dispone de un espacio propio fijo -un armario, una taquilla- y reserva escritorio cuando lo necesita a través de una app.
• La gran dificultad a la que nos enfrentamos en este modelo híbrido es aventurar los metros y puestos necesarios para una ocupación flexible capaz de ajustarse a picos de uso. En este sentido, la tecnología puede ser de gran ayuda. Los operadores más avanzados de oficinas están «sensorizando» los espacios para que la planificación de las necesidades puede ser ágil.
• Otro punto crítico de debate en este momento está en el equilibrio entre las expectativas del empleado, las necesidades de la empresa y la legislación sobre el teletrabajo. ¿Cómo prever los metros de espacio cuando el empleado tiene libertad para escoger el teletrabajo al tiempo que la empresa tiene la obligación de disponer de puestos físicos si el empleado decide trabajar en la oficina?
• Al mismo tiempo, los esquemas flexibles plantean dificultades operativas que habrá que resolver: por ejemplo, ¿quién decide qué parte de la empresa se queda en casa y qué parte se desplaza a una oficina? ¿es algo que debe establecerse a nivel macro, o por equipos? Y si todo un equipo de trabajo decide trabajar en oficinas físicas, ¿podrá hacerlo en distintas localizaciones cercanas a su casa?
• Surge una idea muy interesante: oficinas satélite flexibles para que los empleados que quieren trabajar en un entorno profesional cerca de su hogar puedan hacerlo. La empresa les daría un bono para poder usar espacio compartido en oficinas que no son propiedad de la empresa.

Muchos retos por delante y un panorama en fase de reingeniería.

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